Penggunaan email telah menjadi bagian penting dari kehidupan kita saat ini. Baik untuk keperluan pribadi maupun bisnis, email menjadi alat komunikasi yang efektif dan efisien. Namun, seringkali kita mengalami masalah di mana pesan email yang seharusnya masuk ke kotak masuk malah berakhir di folder spam atau junk mail. Fenomena ini cukup menjengkelkan dan dapat menyebabkan kita kehilangan informasi penting atau peluang bisnis yang berharga. Lalu, apa sebenarnya yang menyebabkan pesan email masuk ke dalam spam? Artikel ini akan membahas beberapa penyebab umum mengapa pesan email seringkali terjebak di folder spam.
- Penggunaan Kata-Kata Spam
Salah satu alasan paling umum mengapa pesan email terjebak di dalam spam adalah karena penggunaan kata-kata yang sering terkait dengan konten spam. Misalnya, kata-kata seperti “diskon”, “penawaran khusus”, “uang mudah”, “menang”, dan “gratis” sering kali memicu filter spam. Hal ini disebabkan karena kata-kata tersebut sering digunakan oleh pengirim email yang tidak sah atau berisi promosi yang tidak diinginkan. Untuk menghindari masalah ini, sebaiknya hindari penggunaan kata-kata spam yang umum dan gunakan kata-kata yang lebih netral.
- Penggunaan Terlalu Banyak Hyperlink
Penggunaan terlalu banyak hyperlink dalam sebuah pesan email juga dapat menyebabkannya terjebak di dalam folder spam. Jumlah hyperlink yang berlebihan dapat dianggap sebagai taktik umum yang digunakan oleh spammer untuk menarik perhatian pembaca atau mengarahkannya ke situs web yang tidak diinginkan. Jika Anda ingin menyertakan hyperlink dalam email Anda, pastikan untuk membatasinya dan pastikan hyperlink tersebut relevan dengan isi email.
- Tidak Ada Versi Teks Biasa (Non-HTML)
Pesan email yang hanya berisi HTML tanpa versi teks biasa sering kali dipandang mencurigakan oleh filter spam. Biasanya, pesan email dengan format campuran dari HTML dan teks biasa lebih disukai karena lebih mudah untuk diverifikasi dan dianggap lebih sah oleh sistem pemfilteran email. Jika email Anda hanya berisi kode HTML, maka kemungkinan besar akan berakhir di dalam folder spam.
- Kesalahan Pengiriman dan Konfigurasi DNS
Kesalahan pada konfigurasi DNS (Domain Name System) dapat menyebabkan pesan email Anda ditandai sebagai spam. Misalnya, masalah dengan SPF (Sender Policy Framework) atau DKIM (DomainKeys Identified Mail) dapat menyebabkan server email penerima tidak dapat memverifikasi identitas Anda sebagai pengirim sah. Akibatnya, email Anda berisiko ditolak atau dianggap mencurigakan.
- Penggunaan Lampiran atau File Eksesif
Mengirimkan lampiran atau file besar melalui email juga dapat menjadi penyebab pesan Anda terjebak di dalam spam. Email dengan lampiran berukuran besar cenderung memicu filter spam karena ukuran yang besar ini sering digunakan oleh spammer untuk menyebarkan virus atau konten berbahaya lainnya. Jika Anda perlu mengirimkan lampiran, pertimbangkan untuk mengompresnya terlebih dahulu atau gunakan layanan berbagi file online.
- Frekuensi Pengiriman yang Tinggi
Jika Anda mengirimkan email massal dalam jumlah besar dengan frekuensi yang tinggi, server email penerima dapat menandainya sebagai spam. Biasanya, layanan email memiliki batasan atas jumlah email yang dapat dikirimkan dalam satu waktu. Jika Anda melebihi batas ini, pesan-pesan tersebut mungkin tidak sampai ke kotak masuk penerima atau justru masuk ke dalam folder spam.
Penutup
Masuknya pesan email ke dalam folder spam bisa menjadi masalah yang menjengkelkan bagi pengirim dan penerima. Beberapa penyebab umumnya termasuk penggunaan kata-kata spam, terlalu banyak hyperlink, format email yang kurang sesuai, kesalahan konfigurasi DNS, dan konten email yang tidak relevan. Untuk menghindari masalah ini, penting untuk memahami praktik terbaik dalam pengiriman email dan memastikan bahwa email yang dikirimkan relevan dan diinginkan oleh penerima. Dengan begitu, peluang email Anda untuk mencapai kotak masuk yang tepat akan meningkat secara signifikan.***
sumber :